Politique de confidentialité

Préambule

Vos données personnelles relèvent de votre vie privée et leur collecte et traitement reposent sur une relation de confiance. MGEN accorde une importance cruciale à la protection de vos données et l’inscrit dans une démarche responsable, engagée et en cohérence avec les principes de son modèle mutualiste. Pour plus de détails sur nos engagements pour vos données personnelles, cliquez ici https://www.mgen.fr/le-groupe-mgen/mutuelle-engagee/protection-des-donnees-personnelles/.

Notre Politique de confidentialité est un document dans lequel nous (MGEN) vous exposons pourquoi et comment nous traitons vos données personnelles dans le cadre de nos activités. C’est un document qui peut paraître long, mais qui vous permet d’avoir une vision précise de la façon dont nous traitons vos données personnelles, un contrôle sur celles-ci et la possibilité d’exercer vos droits vis-à-vis de ces données personnelles.

Par cette démarche et à travers notre processus global de traitement des données personnelles, nous garantissons notre respect du Règlement Général sur la Protection des données du 27 avril 2016 (ci-après dénommé « RGPD ») et de la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée dite loi « Informatique et Libertés », regroupés parfois dans le présent document sous le terme « Réglementation ».

Article 1 : A qui s’adresse la politique de confidentialité MGEN ?

Elle s’adresse à toutes les personnes dont MGEN traite les données personnelles dans le cadre de ses activités :

• Assurés et ayants droit au titre du régime obligatoire de la sécurité sociale ;

• Adhérents et bénéficiaires, au titre du régime complémentaire ou tout autre contrat d’assurance proposé par MGEN ;

• Prospects ;

• Interlocuteurs dans le cadre de nos relations d’affaires et de la gestion du contrat collectif ;

• Visiteurs dans nos locaux et utilisateurs du site internet https://www.mgen.fr ;

• Toute personne utilisant un Espace Personnel, Espace Ameli ou les services digitaux édités par MGEN accessibles depuis le site et application.

Responsabilité de traitement

Nous assumons la responsabilité des traitements de vos données au sens de la réglementation en vigueur, et dans le cadre de nos activités couvertes par la présente politique de confidentialité, vos données peuvent être traitées par :

2.1. Mutuelle Générale de l’Education Nationale (MGEN), Mutuelle soumise aux dispositions du livre II du Code de la mutualité enregistrée sous le numéro SIREN 775 685 399.

2.2. MGEN UNION, Union relevant du Code de la Mutualité, immatriculée sous le numéro SIREN 441 921 962.

2.3. MGEN Solutions, Mutuelle soumise aux dispositions du livre II du Code de la mutualité enregistrée sous le numéro SIREN 805290103

2.4 MGEN Action Sanitaire et Sociale, mutuelle soumise aux dispositions du Livre III du Code de la Mutualité, immatriculée sous le n° SIREN 441 921 913

2.5 MGEN Centres de santé, mutuelle soumise aux dispositions du Livre III du Code de la Mutualité, immatriculée sous le n° SIREN 477 901 714

Désignés ensemble « MGEN » au sein de la présente politique de confidentialité. 

Sous-traitant de données ou Responsable de traitement conjoint

Dans certains cas, MGEN peut avoir la qualité de Sous-traitant au sens de la règlementation agissant sur instruction d’une autre entité responsable de traitement ou en tant que responsable conjoint de traitement.

MGEN peut parfois recevoir un flux de données de la part de certains responsables de traitement, à la suite de l’utilisation de services tiers afin d’exécuter votre contrat ou améliorer notre relation client.

Article 2 – Dans quel cadre vos données personnelles sont-elles utilisées et selon quelles modalités (données, finalités, base juridique, durée de conservation) ?

En fonction du cadre dans lequel vos données sont récoltées, la nature de ces données, les finalités de leur traitement, les bases juridiques qui fondent de tels traitements et les durées de conservation de ces données peuvent varier.

2.1 Lorsque MGEN est votre complémentaire santé à titre individuel (adhérent) ou gestionnaire de votre sécurité sociale :

Dans le cadre de cette activité MGEN collecte des données vous concernant directement, ou indirectement :

Pendant combien de temps ?

MGEN s’engage à ce que vos données soient conservées le temps strictement nécessaire à la réalisation des opérations pour lesquelles elles ont été collectées et traitées et dans le respect des différentes dispositions légales relatives à la prescription ou toute autre durée définie par une autorité de contrôle.

Par exemple, vos données sont supprimées à l’expiration du délai de conservation légal de 10 ans suivant la fin de nos engagements contractuels et celles relatives à votre contrat de prévoyance décès sont supprimées à l’expiration du délai légal de 30 ans à compter de la fin de nos engagements contractuels.

2.2 Lorsque MGEN est votre complémentaire santé dans le cadre du contrat collectif souscrit par votre employeur auprès de MGEN :

Quelles données, dans quel but et sur quel fondement ?

Lorsque vous êtes agent d’un ministère, d’un établissement public ou salarié d’une société ayant un contrat d’assurance Santé collectif à adhésion obligatoire souscrit par votre employeur, nous sommes amenés à collecter et traiter les catégories de données suivantes :

Pendant combien de temps ?

MGEN s’engage à ce que vos données soient conservées le temps strictement nécessaire à la réalisation des opérations pour lesquelles elles ont été collectées et traitées et dans le respect des différentes dispositions légales relatives à la prescription ou toute autre durée définie par une autorité de contrôle.

2.3 Lorsque vous créez un compte sur les services en ligne édités et gérés par MGEN et les utilisez (Espace Personnel, Espace professionnel de santé, Espace Prospect, etc. …) :

Quelles données et dans quel but ?

Pour plus d’informations concernant l’Espace Ameli, veuillez consulter le lien suivant : https://www.ameli.fr/sites/default/files/Documents/mention-information_compte-ameli.pdf

Sur quelle base juridique ?

Dans le cadre de cette activité de gestion de nos services en ligne, nous pouvons fonder le traitement de vos données sur tout contrat que vous avez signé avec nous et pour les besoins de son exécution (gestion des utilisateurs / comptes / assistance). Ces données peuvent également être traitées sur le fondement de notre intérêt légitime (réalisation de statistiques, amélioration des services, renforcement de la sécurité de nos services) ou votre consentement (mesure d’audience, création de votre compte, etc…).

Pendant combien de temps ?

MGEN s’engage à ce que vos données soient conservées le temps strictement nécessaire à la réalisation des opérations pour lesquelles elles ont été collectées et traitées, conformément au référentiel des durées de conservation mis en œuvre au sein de MGEN, sur les préconisations de la CNIL et conformément aux prescriptions légales.

S’agissant de l’Espace personnel, votre identifiant, chiffré de manière non réversible, est conservé jusqu’à six (6) mois après la fin de votre contrat auprès de MGEN.

S’agissant de l’Espace Prospect, celui-ci peut être supprimé à tout moment si vous en faites la demande. À défaut, l’Espace Prospect sera conservé trois (3) ans à compter de votre dernière action que vous aurez réalisée au sein de votre Espace Prospect.

Lors de votre utilisation de nos services, les données en lien avec les finalités sous-jacentes (activité de gestion de la sécurité sociale, gestion de la complémentaire santé, gestion des demandes de paiement en ligne etc…) seront conservées pendant les durées nécessaires à la réalisation desdites finalités. Ces durées peuvent être allongées des éventuels délais légaux et/ou des prescriptions applicables.

2.4 : Enregistrements téléphoniques :

MGEN peut réaliser des enregistrements téléphoniques à des fins de formations, qualité, protection de nos collaborateurs mais également afin de respecter ses obligations réglementaires dans le cadre du démarchage téléphonique.

Pendant combien de temps ?

Les enregistrements téléphoniques utilisés à des fins de formation, qualité et protection de nos collaborateurs sont supprimés au bout de 2 mois.

Vous disposez de la possibilité dès le début de l’appel de vous opposer à l’enregistrement de la conversation.

Les enregistrements téléphoniques utilisés dans le cadre du démarchage téléphonique sont conservés pour une durée limitée et proportionnée aux finalités poursuivies.

Lorsqu’un contrat est conclu à l’issue de l’appel, l’enregistrement est conservé pendant une durée maximale de 2 ans à compter de la conclusion du contrat, conformément à la réglementation applicable au démarchage téléphonique.

Lorsqu’aucun contrat n’est conclu, l’enregistrement est conservé pour une durée maximale d'un mois à compter de l’appel ou du refus de la personne contactée, afin de permettre la gestion d’éventuelles contestations ou vérifications internes, puis il est supprimé.

2.5 : Traitements de vos données dans le cadre de la Fondation d’Entreprise MGEN pour la Santé Publique :

Sauf opposition de votre part, MGEN est également susceptible de traiter vos données afin de réaliser des enquêtes ou des études sur vos consommations et comportements de soins, des études ou enquêtes de santé à des fins de recherche en santé publique, en partenariat avec la Fondation d’Entreprise MGEN pour la Santé Publique (FESP). Vous trouverez plus de détails sur les enquêtes et études de santé ainsi que les conditions de traitement de vos données au titre de celles-ci sur le lien suivant : https://www.fondationmgen.fr/ .

2.6 Lorsque vous êtes notre interlocuteur dans le cadre de nos relations d’affaires, la gestion de nos partenariats, et nos achats/commandes :

Quelles données sont collectées et dans quel but ?

Pendant combien de temps ?

MGEN s’engage à ce que vos données soient conservées le temps strictement nécessaire à la réalisation des opérations pour lesquelles elles sont collectées et traitées, conformément au référentiel des durées de conservation mis en œuvre au sein de MGEN, sur les préconisations de la CNIL et conformément aux prescriptions légales.

De manière générale, vos données sont conservées pendant 5 ans après la fin de nos engagements contractuels. Cette durée est allongée des délais légaux (notamment l’obligation de conservation d’informations comptables pendant 10 ans).

2.7 Lorsque vous vous rendez dans nos locaux :

Quelles données et dans quel but ?

Pendant combien de temps ?

Les données collectées par le biais de notre système de vidéosurveillance sont conservées pendant 1 mois.

Les éléments d’identification liés au contrôle de l’accès à nos locaux ne sont pas conservés au-delà du temps durant lequel vous êtes habilité à vous trouver dans nos locaux ou pendant un délai maximum de 3 mois maximum.

2.8 – Réseaux sociaux

• Vous disposez de la possibilité de cliquer sur les icônes dédiées à nos pages sur les réseaux sociaux X, Facebook (Meta) et YouTube figurant sur le site :

À ce titre, les informations personnelles que vous aurez indiquées comme publiques et accessibles depuis le profil de ces réseaux sociaux seront accessibles à MGEN, ce que vous autorisez expressément en les rendant ainsi volontairement publiques.

MGEN ne crée ni n’utilise aucune base de données à partir des informations personnelles que vous pouvez y publier et MGEN n’exploitera aucune donnée relevant de votre vie privée par ce biais. 

Si vous souhaitez vous opposer à l’accès par MGEN à vos informations personnelles publiées sur l’espace public de vos profils ou de vos comptes sociaux, il vous revient d’utiliser les moyens mis à votre disposition par ces réseaux sociaux pour limiter l’accès à vos données.

• En cas d’indisponibilité de nos conseillers, vous disposez de la possibilité de nous envoyer un message via Facebook (Meta) Messenger :

À ce titre, vous autorisez un échange par le biais d’une messagerie instantanée régie par les Conditions d’utilisation propres à Facebook (Meta). Nous vous recommandons de limiter la teneur de ces échanges et de ne pas échanger de données sensibles par ce biais.

Article 3 : Utilisation de traitements automatisés et de l’intelligence artificielle

Consciente des enjeux éthiques liés à ces technologies, MGEN s’est dotée d’une charte interne relative à l’usage responsable et éthique de l’IA ainsi que d’une gouvernance dédiée. Nous nous engageons ainsi à développer et utiliser des systèmes d’IA dans un cadre maîtrisé, reposant notamment sur des principes d’équité, de transparence, de sécurité et de respect de la vie privée. Les systèmes d’IA demeurent placés sous la supervision humaine et sont mis en œuvre dans une logique d’amélioration du service rendu à nos assurés sociaux et adhérents, dans le respect des valeurs mutualistes et de la réglementation applicable.

Dans le cadre de l’amélioration de nos services et de l’optimisation de la gestion de votre contrat, nous pouvons recourir à des traitements automatisés, pouvant inclure des modèles d’intelligence artificielle. Ces outils peuvent être utilisés notamment pour personnaliser et enrichir votre expérience utilisateur, faciliter la gestion et l’administration de votre contrat, optimiser nos processus internes et notre efficacité opérationnelle et assurer la sécurité des opérations.

Ces traitements n’ont pas pour objet de produire des effets juridiques vous concernant sans intervention humaine. Lorsqu’un traitement automatisé contribue à une décision liée à votre dossier, une supervision humaine est systématiquement assurée afin de garantir l’exactitude, l’équité et la pertinence de l’évaluation réalisée.

Les données utilisées dans ce cadre sont limitées à ce qui est strictement nécessaire aux finalités poursuivies et font l’objet de mesures renforcées de sécurité et de confidentialité, conformément à notre politique générale de protection des données et aux exigences du RGPD. Vous conservez, la possibilité d’exercer vos droits ainsi que le droit de demander l’intervention d’un humain en cas de traitement automatisé contribuant à une décision vous concernant.

Article 4 : Traitement des demandes d’exercice des droits.

Quelles données, dans quel but, et sur quel fondement ?

Pendant combien de temps ?

Les données relatives à la gestion des demandes d’exercice des droits sont conservées pendant la durée nécessaire au traitement de la demande, puis, archivées pour une durée de 5 ans à compter de la clôture de la demande.

Article 5 – Qui peut avoir accès à vos données ?

Vos données sont destinées aux personnels habilités de MGEN dans le cadre de leurs missions en lien avec les finalités précitées.

Elles peuvent également être communiquées lorsque cela est strictement nécessaire aux partenaires, conseillers juridiques et financiers, et prestataires de MGEN. Ces transferts de données sont réalisés uniquement dans le cadre des opérations mentionnées et dans la limite nécessaire à l’exécution des tâches que nous leur confions.

Ces tiers sont informés par MGEN de la confidentialité des données qui leur sont communiquées dans ce cadre, et ont l’obligation d’assurer la protection de ces données. Ils sont également liés par leurs propres politiques de confidentialité, consultable sur leurs sites.

Sous réservé de votre consentement, lorsque celui-ci est requis, vos données personnelles peuvent être transmises à nos partenaires à but non lucratif ou commerciaux, aux seules fins prévues ci-dessous. En tant qu’entité du groupe VYV, nous pouvons être amené à partager certaines données avec le groupe VYV dans le respect de la règlementation applicable en matière de protection des données.

[Pour plus d’informations sur la transmission de vos données à nos partenaires, veuillez cliquer sur le lien suivant : liste de nos partenaires]

Par ailleurs, afin de répondre à nos obligations légales et réglementaires, nous pouvons être amenés à transmettre certaines informations personnelles à des autorités administratives ou judiciaires lorsqu’elles en font la demande. Dans ce cadre, nous veillons à ne communiquer que les données strictement requises par les autorités.

Article 6 – Où sont traitées vos données ?

MGEN accorde une importance particulière à la conformité des partenaires et prestataires pouvant être amenés à traiter vos données dans le strict cadre de leurs missions, ainsi qu’à la localisation du lieu où seront réalisés les traitements de vos données.

En cas de transfert ou de possibilité de transfert hors de l’Union Européenne, nous nous assurons, conformément aux instruments juridiques applicables, que le niveau de protection des données est adéquat et suffisant en matière de sécurité et de confidentialité des données, conformément aux exigences de la Réglementation.

Article 7 – Comment sont sécurisées vos données ?

MGEN prend toutes les précautions utiles, au regard de la nature de vos données et des risques présentés par tout traitement de celles-ci.

Pour préserver la sécurité de vos données et, notamment, empêcher qu’elles soient déformées, endommagées, rendues indisponibles ou que des tiers non autorisés y aient accès, MGEN est certifié selon des normes de sécurité et de qualité de service : ISO 20000-1, 27001 et détient la certification HDS (Hébergeur de données de santé), conformément aux spécifications de l’article L.1111-8 du Code de la Santé Publique, modifié par la loi n° 2016-41 du 26 janvier 2016.

Article 8 – Données de connexion et cookies

MGEN fait usage au sein de l’espace personnel et sur ses sites de données de connexion (date, heure, adresse Internet, protocole de l’ordinateur du visiteur, page consultée) et de cookies (petits fichiers enregistrés sur votre ordinateur) pouvant permettre de vous identifier, de mémoriser vos consultations, et de générer des mesures et statistiques d’audience, notamment relatives aux pages consultées. 
Pour plus de renseignements sur les cookies, cliquez ici. 

Article 9 – Quels sont vos droits concernant vos données ?

Conformément à la Réglementation et dans la mesure du possible, MGEN informera les destinataires de vos données de tout effacement, rectification de vos données, ou limitation de traitement de vos données.

Vous disposez également du droit de définir le sort de vos données post-mortem et de choisir que nous communiquions (ou non) vos données à un tiers désigné en cas de décès. À défaut d’instructions de votre part, nous nous engageons à détruire vos données sous un certain délai après votre décès, sauf si leur conservation s’avère nécessaire à des fins probatoires ou pour répondre à nos obligations légales.

Article 10 - Comment exercer vos droits ? Qui est le Data Protection Officer (DPO) ?

Toute demande d’exercice de vos droits concernant vos données peut être envoyée par courrier postal à l’adresse :

MGEN - Centre de gestion de la Verrière - Protection des données – CS 10601 La Verrière 6 bis avenue Joseph Rollo
78321 Le Mesnil Saint Denis Cedex.

Le Data Protection Officer (DPO) peut être contacté à l’adresse suivante :

MGEN – Data Protection Officer
3 square Max Hymans 75748 PARIS Cedex 15.

Vous pouvez également faire votre demande d’exercice de droit depuis votre espace personnel.

Un justificatif d’identité comportant votre signature pourra être demandé le cas échéant.

Vous pouvez également introduire une réclamation relative à la protection de vos données auprès de la Commission Nationale Informatique et Libertés (CNIL) si vous estimez, après avoir contacté MGEN, que vos droits ne sont pas respectés.

Article 11 - Modification

MGEN se réserve le droit de modifier ou de mettre à jour à tout moment la présente politique de confidentialité. À ce titre, vous êtes invité à consulter régulièrement la présente politique. Toute navigation sur le site ou utilisation de nos services en ligne, dont l’espace personnel, emporte acceptation de la présente politique de confidentialité dans sa dernière version.

Valable à date du 1^er septembre 2026